局机关各科室、直属各单位：

经局党组研究同意，现将《合同管理制度》印发给你们，请认真贯彻实施。

三明市民政局

2022年5月20日   

合同管理制度

第一章  总  则

第一条 为规范合同管理,保障财政资金、国有资产安全、公共资源的有效利用，防范和减少因合同签订、履行不当造成的损失，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规,结合我局实际,制定本制度。

第二条 本制度所称合同是指局机关与自然人、法人以及其他单位等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

第三条 本制度重点对合同的订立、履行、存档、监督等环节进行管理,强化合同全过程的管控,防范合同风险,维护局机关合法权益。

第四条 合同管理的原则是依法签订、综合管理、归口负责、分工协作。

第五条 合同管理主要包括: 建立健全合同管理制度、明确合同管理归口科室、合同订立的管理、合同履行的管理、合同登记归档的管理、合同纠纷的管理、合同监督检查。

第二章  管理机构及其职责

    第六条 合同管理实行决策、管理、执行以及监督分离的办法。

第七条 局党组是合同管理的决策机构,主要职责包括:确定

合同管理制度;研究确定合同纠纷协调处理的意见;研究确定合同风险管理措施及实施;按照权限对合同进行审议。

第八条 局规财科是局机关合同管理的归口管理科室,主要 职责包括: 按合同办理财务结算手续;配合合同纠纷的处置; 审核经济合同中商务条款内容,提出意见。

第九条 局机关各科室是合同管理的执行主体和责任主体,  主要职责包括:合同相关方资格、信用、履约能力等信息的审核，对信息的真实性、完整性负责;合同文本的草拟、报批及签订工作;合同执行及执行中的跟踪、问题反馈与纠纷处置等风险管理;合同的归档;审核与本业务科室职责有关的条款内容,提出意见,必要时参与合同的谈判、签约、履行等;领导交办的其他合同管理相关事项。

第十条 局机关纪委是合同管理的监督检查机构，主要职责包括: 合同管理全过程的监督与检查,促进合同管理工作的完善;监督合同形式、内容的合法性与适宜性;监督合同的签订和履行情况;监督合同纠纷的处理情况;对违反合同管理制度,造成重大经济损失的人员的责任追究情况。

第三章  合同订立

第十一条 合同订立的形式应当为书面形式。书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交 换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。

第十二条 合同的内容由合同双方约定,应当包含但不仅限 以下条款:合同双方的名称或者姓名、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限和方式、违约责任、解决争议的方法。

第十三条 合同订立应遵守国家的法律、法规和本单位相关管理规定,合同文本应确保条款明确、完备。

第十四条 合同订立主要包括:合同订立前调查、合同谈判、合同文本的拟定、合同审核、合同签署五个环节。

第十五条 合同订立前调查。合同订立前,合同订立科室应 当进行合同调查,了解合同对方的主体资格、资信情况,包括营 业执照是否有效、拟签订的合同内容是否在对方的经营范围之内、对方是否具有履约能力等。

第十六条 合同谈判。合同订立科室应组织相关人员与合同他方进行合同谈判。

第十七条 合同文本的拟定。在合同谈判后，合同订立科室需要根据谈判结果,拟订合同文本。由签约对方起草的合同,要认真审查,合同应准确反映与签约方谈判达成的一致意见,保证本单位的合法权益。

第十八条 合同审核。合同文本拟订完成后，合同订立科室应当对合同文本进行严格的审核。合同文本拟订后送法律顾问对合规合法性进行审核把关; 相关业务科室应当各司其职,保证合同内容和条款的完整准确。定稿后的合同，由合同订立科室报主要领导审批并组织签订。

第十九条 合同签署。经审议通过的合同文本,应当与对方 正式签署合同。合同应当由局主要领导或其授权人签名同意后, 加盖单位印章,同时在合同各页码之间加盖骑缝章，并在合同文本的生效条款中注明生效条件或生效时间。

第四章  合同履行、变更、解除

第二十条 合同的订立科室应当全面负责合同的履行。合同签订后,合同订立科室应该按照合同约定牵头协调合同的履行, 相关科室应给予配合,确保合同得到全面履行。

第二十一条 合同履行包括对合同履行情况进行有效监控,  因对方或自身原因无法按时履行的，合同订立科室应当及时采取措施,将合同损失降到最低。

第二十二条 在合同履行中,对于合同没有约定或约定不明的 内容,通过双方协商一致对原有合同进行补充,并签订书面的补充 协议。无法达成补充协议的,按照国家相关法律法规、合同有关条款确定。

第二十三条 合同变更或解除应当采用书面形式,口头形式一律无效，严禁在原合同文本上涂改、添加。

第二十四条 合同变更或解除的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。

第二十五条 合同付款结算是合同执行的重要环节。达到支付条件的合同款项,合同订立科室应及时准备相关资料,按照财务管理规定流程审批，提请付款。规财科应对合同条款和经审批的支付申请资料进行审核，办理结算业务。

第五章  合同存档管理

第二十六条 各科室是合同归档管理的主体。各科室按照合同的分工管理指定专人负责合同相关资料的分类、整理、立卷、归档工作。

第二十七条 整理完备的合同资料原件必须交办公室统一归档保存,日常工作中应当 使用复印件。严禁涂改、毁损合同资料。如确需使用合同资料原件的,应报办公室负责人审批，并及时归还。严禁个人私自保管合同资料。

第二十八条 合同档案保管期一般为30年，另有规定的按其规定执行。

第六章  合同纠纷处置

第二十九条 合同条款在执行过程中发生纠纷的,合同订立科室应及时与对方协商、调解等方式解决,必要时组织相关科室研究应对方案(补充、变更、解除合同)。合同纠纷经双方协商一致的,应签订书面协议；协商无法解决的,根据合同约定在规定时效内向仲裁机关或向人民法院提起诉讼。

第七章  责任追究

第三十条 对在签订合同中，因渎职、失职给我局造成损失的,将依照有关规定追究责任,构成犯罪的,移交司法机关处理。

第三十一条 局机关签订的涉外合同、涉密合同，可按有关规定执行。

第八章  附  则

第三十二条 局直属单位的合同管理工作可参照本制度执行。

第三十三条 本制度由市民政局负责解释，本制度自印发之日起施行。